Um jornalista - humorista norte-americano, ao referir-se à "INUNDAÇÃO DE INFORMAÇÕES" queixava-se de que, "já se escreveu tanto acerca de tudo, que não conseguimos encontrar nada acerca de nada". Esta piada sublinha um problema que se encontra no nosso quotidiano profissional. Referimo-nos em particular, aos administradores, directores, gerentes, e pessoal técnico, ocupados com todo o tipo de informação, arquivo e consulta de grandes quantidades de documentação, em instituições financeiras, companhias de seguros e outras grandes Empresas.
O volume dos Documentos em circulação e a ser Arquivado cresce diariamente a um ritmo acelerado. Assim, a necessidade de uma consulta rápida é também cada vez maior, tudo isto em proporção com a urgência de um melhor serviço e produtividade. Por outro lado, o empolamento dos circuitos administrativos e a indefinição técnica dos Arquivos, resulta na ocupação de espaços e meios humanos, que em termos de localização e de mão-de-obra tem custos elevadíssimos.
Os nossos serviços nesta área abarcam a análise dos circuitos documentais no que concerne a operações que envolvem, por exemplo:
• Selecção, entre esta, da informação útil, em todas as áreas que interessam à sua actividade;
• O tratamento dessa informação, como seja o seu registo, classificação e controlo;
• Difusão selectiva dessa informação, ou seja, canalizar a informação que interessa para quem interessa;
• Eliminação dos documentos, ou a sua conservação por razão de eventual interesse histórico.
Todo o nosso trabalho ao nível da análise deste fluxo de informação, com suporte físico ou não, assenta nos seguintes princípios orientadores da nossa conduta profissional:
• Eficácia: deverá corresponder às expectativas;
• Simplicidade: Deve envolver o menor n.º possível de intervenientes, apenas com os documentos suficientes, implicando o mínimo possível de deslocações e verificações (controlo). Isto poderá ser alcançado através da adequação das estruturas funcionais e da normalização dos procedimentos;
• Rapidez: apesar da simplicidade desejada, as operações necessárias terão que ser cumpridas. Devem poder ser executadas rapidamente, o que se consegue muitas das vezes através da preparação do pessoal e reorganização ao nível das tarefas por cada posto de trabalho, entre outras soluções passíveis de implementação.
• Segurança: Está inversamente relacionada com a simplicidade e a rapidez. O que pretendemos é que o documento chegue ao seu destinatário correctamente e em tempo útil para que possa tomar decisões com base no maior n.º de informação possível.
• Rentabilidade: O circuito documental tem de funcionar de forma a proporcionar o máximo de eficácia com o mínimo de despesas. Para isso, dimensionamos e organizamos o serviço em conformidade com o trabalho a realizar.
O que propomos aos nossos clientes é uma gestão documental adequada à sua estrutura e parametrizável consoante os objectivos definidos pela gestão de topo, tende sempre presente a tentativa de equilíbrio entre estes factores.
A GADSA elabora Manuais de Arquivo, de fácil implementação, que possibilitem o seguinte:
• Normalização na identificação do arquivo;
• Inventariação do arquivo existente;
• Rapida localização da documentação pretendida;
• Estabelecimento de prazos de conservação das várias séries documentais.
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