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A Gadsa coloca ao seu dispôr um conjunto de serviços para o seu arquivo.
Escolha o serviço para obter mais informações:
Serviços:
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Custódia de Arquivo |
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Recepção e Acondicionamento do Arquivo
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• Conferência dos contentores recolhidos;
• Introdução do inventário no nosso sistema de gestão de arquivo;
• Atribuição de um código de barras a cada caixa introduzida, que relaciona: a entidade detentora da documentação, o contentor, o seu conteúdo e a sua localização no armazém.
Esta é a única informação inscrita nos contentores.
• Colocação física dos contentores no seu local de custódia;
• Entregue ao Cliente de uma cópia, em formato digital, com a identificação integral do seu arquivo.
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A relação entre a identificação do arquivo e a sua localização no armazém não será facultada, pois só e apenas a GADSA terá conhecimento da localização geográfica dos contentores dentro dos armazéns de Custódia.
As recolhas adicionais de arquivo obedecerão às mesmas regras de procedimento agora descritas.
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Custódia e Gestão de Arquivos |
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Organização Prévia
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Nem sempre os arquivos estão devidamente organizados. A GADSA analisa o seu estado, propondo e / ou implementando a sua organização.
• Organização dos assuntos/grupos
documentais;
• Identificação dos grupos
documentais;
• Definição da ordem da sua recolha;
• Sequencialidade
dos diversos grupos.
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Inventário
Esta é a fase mais delicada de
todo o processo de custódia. O rigor com que
é executada reflecte-se na acessibilidade aos
documentos pretendidos, já com o arquivo sob
custódia.
• Recolha de dados (BD's existentes );
• Verificação
do nº de ordem inscrito;
• Análise aleatória de qualidade;
• Preenchimento de Auto de Levantamento;
• Integração na aplicação que gere toda
a actividade da Gadsa ( SCA ).
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Contentorização
A contentorização é efectuada com base na sequencialidade do inventário realizado, de forma a garantir a validação dos trabalhos pelo Cliente e pelo Chefe de Projecto responsável pela Qualidade.
• Análise de inventário;
• Colocação do Arquivo em contentores;
• Verificação aleatória entre o inventário e o conteúdo dos contentores;
• Colocação de caixas em trânsito.
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| Transporte |
As rotinas de recolha, devem ocorrer mediante a celeridade do processo atrás descrito. Todos os transportes de Arquivo obedecem a regras de segurança implementas pela GADSA.
• Validação pelo Cliente da listagem de
arquivo a transportar;
• Transporte efectuado em frota própria;
• Coberta com os seguros necessários
ao transporte de documentação.
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| Software de Gestão Integrada de Arquivo |
Esta aplicação desenvolvida pela GADSA para a Gestão Legal da actividade permite:
• Localizar um determinado contentor
no armazém;
• Localizar o conteúdo de determinado
contentor;
• Gerir todo o processo de recolha,
consulta ( entrega, retorno, e todos os
dados relativos ao processo, data,
responsável pela consulta, etc.);
• Controlar a eliminação dos contentores
no fim do prazo de vida útil
preestabelecido; |
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• Esta aplicação permite um acesso remoto por parte de clientes ( utilizadores
externos), com as devidas normas de segurança;
• Entre outras operações é possível ter acesso à Base de Dados actualizada,
fazer requisição de serviços, etc.
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