Gestão de Arquivo

Coloque honestamente a si próprio(a), as seguintes questões:

• A sua informação vital está devidamente armazenada, e protegida de qualquer eventualidade?
• A sua informação está devidamente arquivada e indexada, sendo-lhe possível recuperar o que for preciso, rapidamente e sem dificuldade?
• A sua informação está sempre acessível às pessoas que precisam dela, onde quer que estas estejam, de forma controlada e segura?
• Quanto tempo e dinheiro já gastou devido às questões acima, e quanto acha que poderá vir a poupar, se entregar a gestão do ciclo de vida da sua informação a especialistas?

A solução de Custódia e Gestão de Arquivo, permite às organizações uma eficiente gestão da documentação, nomeadamente a localização e disponibilização atempada de documentos, a libertação de espaços afectos ao arquivo e a manutenção da organização da documentação.

Dispomos actualmente de Centro de Arquivo em Lisboa e Porto, permitindo a prestação deste serviço com âmbito nacional.

Processo de transferência

O conceito de transferência é constituido por todas as tarefas necessárias cumprir, até ao acondicionamento definitivo do arquivo no depósito de arquivo da Gadsa, desde a organização inicial ( se necessário), classificação, embalagem e transporte até à recepção do arquivo em custódia.

Acondicionamento e Transporte

A documentação maioritariamente acondicionada em processos e arquivadores A4 de arquivo, é acondicionada em caixas de arquivo standardizadas.

A documentação é acondicionada e catalogada com a seguinte informação:

• Origem (local de recolha)
• Departamento / Serviço (orgão produtor da documentação)
• Série Documental (Assunto)
• Sub-Série
• Numerações Extremas
• Datas Extremas
• Ano

Recepção e Acondicionamento do Arquivo nos depósitos Gadsa

No momento da recepção são conferidos os contentores recolhidos e de imediato se inicia o processo de introdução do inventário no nosso sistema de gestão de arquivo.

O processo de conferência tem como base a etiqueta de código de barras de cada contentor, que após a leitura, valida a recepção e atribui a localização física de cada unidade nos depósitos de arquivo Gadsa. Esta é a única informação inscrita pela Gadsa nos contentores.

Concluido o processo de identificação, os contentores são fisicamente colocados no local do armazém previamente designado pelo nosso sistema de gestão de arquivos.

Num prazo máximo de 24h após a incorporação do arquivo, a Base de Dados estará actualizada em www.gadsa.pt ,“Área de Clientes”.

A relação entre a identificação do arquivo e a sua localização no armazém não V. será facultada, pois só e apenas a GADSA terá conhecimento da localização geográfica dos contentores dentro dos armazéns de Custódia.

Acesso ao arquivo em custódia

O acesso ao arquivo poderá ser feito de várias formas, em função do tipo de consulta (original / imagem) e urgência no acesso ao documento.

As formas disponíveis actualmente são as seguintes:

• Originais
  • Urgentes – prazo máximo de entrega: 3h
  • Normais - prazo máximo de entrega: 24h
  • Imagem - prazo máximo de entrega: 30’ a 1h
  • “Scan on Demand” - On-Line em www.gadsa.pt
  • Email
  • Fax
• Presencial

A solução de Custódia e Gestão de arquivos permite evitar:

• Ocupação de m2 na sua empresa com arquivo
• Execução de fotocópias desnecessárias aos documentos (e respectivos custos de execução e tempos de deslocação e execução)
• O tempo dispendido pelos colaboradores para a gestão documental, aumentando a produtividade dos mesmos, podendo agora dedicar-se a full-time ao verdadeiro corebusiness da empresa.
• Deslocações desnecessárias ao arquivo para aceder a informação
• Aumento exponecial do volume do arquivo,
• Todos os riscos, sendo os mesmos convenientemente minimizados e com a máxima segurança na custódia de arquivo.

A Libertação do espaço actualmente afecto ao arquivo de documentos é hoje possível, garantindo:

• O acesso imediato à sua informação, acedendo às imagens do arquivo no portal https://webgadsa.gadsa.pt
• A integridade e segurança dos acessos à informação
• Acesso a informação detalhada, com registo e estatíscas de acessos por departamento/utilizadores, para imputação de custos.