A Gadsa

Gestão de Arquivos

Gestão de Arquivos

Digitalização de Documentos

Digitalização de Documentos

Destruição de Documentos

Destruição de Documentos

Quem somos?

A Gadsa – Arquivo e Depósito, S.A. nasceu em 1989 com o objetivo de libertar as empresas das tarefas relacionadas com arquivo, poupando-lhes tempo, recursos e espaço. Prestamos serviços de excelência na organização e custódia especializada de arquivos, digitalização, microfilmagem, consultadoria de arquivistas e destruição documental, com soluções adequadas às necessidades de cada organização.

Abordamos cada problema numa perspetiva funcional e operacional, levando em conta dois fatores imperativos no decorrer do nosso trabalho: o “time to market” e a garantia de retorno do investimento realizado. Seguimos as boas práticas no que respeita à proteção de dados e à confidencialidade, bem como ao acondicionamento da documentação, que fazemos de acordo com regras específicas de segurança.

Dispomos atualmente de um Centro de Arquivo em Lisboa e no Porto, permitindo a prestação dos nossos serviços a nível nacional. A solução de Custódia e Gestão de Arquivo da Gadsa possibilita às organizações uma gestão eficiente da sua documentação, no que diz respeito à sua localização, manutenção e organização.

Mais de 400 empresas nacionais e internacionais, a operar em Portugal, já nos confiam a Gestão e Custódia dos seus arquivos, num total superior a 1.700.000.000 folhas, acondicionadas em cerca de 1 milhão de contentores documentais, ocupando mais de 100.000m3.

O nosso trabalho consiste na externalização de tarefas de arquivo. Transferindo a execução dos processos de negócio para uma terceira entidade especializada, as empresas terão mais tempo para se dedicar à sua estratégia, crescimento e diferenciação. De acordo com as necessidades de cada cliente, a abordagem da Gadsa passa por transformar tarefas em áreas de negócio, com um sistema de gestão próprio.

O sucesso do nosso trabalho está dependente da relação de parceria a estabelecer com o cliente. Privilegiamos uma comunicação simples, direta e acessível.

Sistema Integrado – Qualidade, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho

 

A Administração da Gadsa entendeu instituir um Sistema de Gestão de Qualidade, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho, tendo como referência as Normas de Gestão de Qualidade, Sistema de Gestão Ambiental, Sistemas de Gestão de Segurança e da Saúde do Trabalho, de forma a melhor corresponder aos desafios que se colocam na área da Custódia e Gestão de Arquivo. Desta forma, pretendemos evidenciar as boas práticas de negócio e manter um compromisso de respeito para com o ambiente, trabalhando na prevenção de incidentes e danos para a saúde.

Este Sistema Integrado é implementado na prestação de serviços na área de gestão global de arquivos, envolvendo organização e custódia especializada de documentos, digitalização, microfilmagem, consultadoria de arquivistas e eliminação documental, nas instalações de Camarate e Benavente. O Sistema de gestão NP EN ISO 14001, OHSAS 18001/NP 4397 abrange a instalação de Benavente, lote 11 na atividade de custódia.

Política da Qualidade, Ambiente e SST

 

A Administração da GADSA, reconhecendo a importância da qualidade para as suas atividades e serviços, os eventuais impactos ambientais para a atual e futuras gerações, e a escala dos seus riscos para a segurança e saúde das pessoas e bens, assume o compromisso de desenvolver na empresa uma cultura de gestão, baseada em critérios de responsabilidade, exigência, eficácia e melhoria contínua de um Sistema de Gestão de acordo com a norma NP EN ISO 9001 (Sistema gestão da qualidade), NP EN ISO 14001 (Sistema gestão do Ambiente) e OHSAS 18001 (Sistema gestão do SST) adaptadas à organização e tipo de negócio. Isto permite o enquadramento adequado à definição, acompanhamento e revisão dos objetivos e metas estabelecidas, estimulando a participação de todos, e tendo em conta as reais possibilidades financeiras da empresa.

Visão

A Gadsa pretende ser uma marca líder de mercado na Custódia e Digitalização de Documentos.

 

Missão

Apresentar soluções de tecnologia avançada para Gestão do Arquivo dos nossos Clientes. No mundo do Papel fazemos o seu papel.

 

Valores

A atuação da Gadsa tem-se pautado por valores como a confidencialidade, qualidade, rigor dos serviços e consciência ambiental Assumimos o compromisso de criar e manter relações de confiança com os nossos clientes através dos serviços que prestamos, com boas práticas de negócio e através da melhoria contínua dos nossos processos, o que resulta na satisfação de todas as partes interessadas (clientes, acionistas, fornecedores, trabalhadores e parceiros).

A Gadsa compromete-se com esta a:

Cumprir as exigências das obrigações legais, das obrigações de conformidade, dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis à atividade, assim como a outros requisitos que a organização subscreva;

Assegurar os meios necessários para a continuidade do negócio, com base na orientação estratégica;

Implementar, manter e melhorar continuamente o Sistema de Gestão da Qualidade, Ambiente e Segurança no Trabalho;

Garantir a satisfação dos seus Clientes, Colaboradores, Fornecedores e Acionistas, assegurando que as suas exigências e expectativas são satisfeitas;

Proteger o ambiente, reduzir a poluição e minimizar os impactes ambientais;

Proporcionar condições de trabalho seguras e saudáveis para a prevenção de lesões e afeções da saúde relacionadas com o trabalho e que é apropriada ao propósito, à dimensão e ao contexto da Gadsa bem como à natureza específica dos seus riscos para Segurança e Saúde no Trabalho e oportunidades para a SST;

Prevenir e eliminar perigos, reduzindo ao máximo os riscos e promovendo a Segurança e Saúde no Trabalho;

Promover a interiorização de cultura e valores da Gadsa, estimulando a consulta e participação dos Trabalhadores;

Incentivar e promover a qualificação e competência dos Trabalhadores;

Divulgar e disponibilizar a todos os Trabalhadores, ao público em geral e às restantes partes interessadas a presente Política.

Qualidade Ambiental para a Custódia de Arquivo

Temos controlo de estabilidade da temperatura e de humidade com um registo diário das mesmas através de sistemas de Termo higrógrafos CLIMEC, com níveis de precisão entre 0,5ºC e 3% Hr.

Também estamos atentos à conservação preventiva de espólios arquivísticos e bibliográficos. Temos uma política de salvaguarda coerente e integrada, através da aplicação de produtos específicos e detetores, que previnem o aparecimento de insetos bibliógrafos.

 

Segurança da Documentação

De acordo com a legislação em vigor, a Gadsa garante a segurança dos seus arquivos, estando registada na Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais e Credenciada na Autoridade Nacional de Segurança, o que permite o manuseamento de documentação classificada.

Os depósitos de arquivo são construídos de raiz, para o uso exclusivo de Custódia de Arquivo, em materiais incombustíveis, e estão implantados em estruturas de betão antissísmicas.

Dos sistemas de segurança fazem parte:

Deteção de Intrusão;

Circuito de vídeo 24h, gravado em disco rígido e mantido durante 6 meses;

Acesso restrito ao armazém, através da inserção de cartão com banda magnética e/ou código alfanumérico pessoal, com registo automático em base de dados;

Detetores de movimento implantados em toda a estrutura do armazém, ligados a um alarme monitorizado pela empresa prestadora de serviços de segurança;

Vigilância humana com ronda definida pelas áreas circundantes aos armazéns;

Detetores de incêndio instalados nos corredores das estruturas de alojamento do arquivo;

Extintores portáteis de pó (para minorar o estrago do papel) e CO2, distribuídos de acordo com o projeto de segurança;

Hidrantes no exterior para abastecimento de uma intervenção dos bombeiros e carretéis instalados em todos os acessos;

Equipamento de primeira intervenção para combate a incêndio com dispositivo de respiração autónoma.

Receção e Acondicionamento do Arquivo nos Depósitos Gadsa

No momento da receção os contentores são conferidos e inicia-se o processo de introdução do inventário no nosso sistema de gestão de arquivo.

A partir da etiqueta de código de barras de cada contentor a receção da documentação é validada e é-lhe atribuída uma localização física nos depósitos de arquivo da Gadsa. Os contentores são fisicamente colocados no local do armazém previamente designado pelo nosso sistema de gestão de arquivos. Num prazo máximo de 24h, após a incorporação do arquivo, a Base de Dados estará atualizada no nosso Site e poderá fazer a consulta através da “Área de Clientes”.

 

Acondicionamento e Catalogação de Arquivos

A documentação é, maioritariamente, acondicionada em arquivadores A4 e catalogada com a seguinte informação:

Origem (local de recolha);

Departamento / Serviço (órgão produtor da documentação);

Série Documental (Assunto);

Subsérie;

Numerações Extremas;

Datas Extremas;

Ano.

Política de Proteção de Dados

A Gadsa – Arquivo e Depósito está a proceder à implementação de um Sistema de Proteção de Dados Pessoais e de um Sistema de Segurança da Informação, de forma a garantir a conformidade normativa e a demonstração ou evidenciação da responsabilidade institucional em matéria de proteção de dados e segurança da informação. Tomamos todas as medidas técnicas e organizativas necessárias, quer ao cumprimento do regime jurídico geral da Lei de Proteção de Dados vigente, quer ao cumprimento do regime jurídico especial do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, aplicável a partir de 25 de Maio de 2018.

GESTÃO DOCUMENTAL

A DOCUMENTAÇÃO DA SUA EMPRESA ESTÁ DEVIDAMENTE ARMAZENADA, PROTEGIDA ARQUIVADA E INDEXADA?