Gestão de Arquivos |
A Gadsa
Quem somos?
A GADSA – Arquivo e Depósito, S.A foi fundada em 1999 com o objetivo de libertar a empresas das tarefas relacionadas com arquivo, poupando-lhes tempo, recursos e espaços.
Prestando serviços de excelência na organização e custódia especializada de arquivos, digitalização, microfilmagem, consultadoria de arquivistas e destruição documental, com soluções adequadas às necessidades de cada organização.
Abordamos cada problema numa perspetiva funcional e operacional, levando em conta dois fatores imperativos no decorrer do nosso trabalho:
O “Time to market” e a Garantia de retorno do investimento realizado.
A GADSA oferece um serviço e excelência, com base na melhor qualidade, profissionalismo, segurança, confidencialidade. Congratula-se por se rever na imagem de uma empresa responsável, quer no que concerne ao objeto principal da atividade, quer no que diz respeito à forma como se comporta no mercado, quer como lida com clientes, fornecedores e colaboradores/as.
Dispomos atualmente de Centros de Operação em Lisboa, Vale do Tejo e Porto, permitindo a prestação dos nossos serviços a nível nacional, possibilitando às organizações uma gestão eficiente da sua documentação, no que diz respeito à sua localização, manutenção e organização.
Mais de 600 empresas nacionais e internacionais, já nos confiam a Gestão e Custódia dos seus arquivos, num total superior a 1.700.000.000 folhas, acondicionados em cerca de 1 milhão de contentores documentais.
O nosso trabalho de externalização de tarefas de arquivo, transferindo a execução dos processos de negócio para uma terceira entidade especializada, oferece mais tempo às empresas para se dedicarem à sua estratégia, crescimento e diferenciação. De acordo com as necessidades de cada cliente, a abordagem da GADSA passa por transformar em áreas de negocia, com um sistema de gestão próprio.
O sucesso do nosso trabalho está dependente da relação de parceria a estabelecer com o cliente. Privilegiamos uma comunicação simples, direta e acessível.
“No mundo do Papel fazemos o seu papel”
Sistema Integrado – Qualidade, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho
A Administração da GADSA, reconhecendo a importância da qualidade para as suas atividades e serviços, dos eventuais impactos ambientais para a atual e futuras gerações, e da escala dos seus riscos para a segurança e saúde das pessoas e bens, assume o compromisso de desenvolver na empresa uma cultura de gestão, baseada em critérios de responsabilidade, exigência, eficácia e melhoria contínua dum sistema de gestão.
De acordo com:
- Norma ISO 9001 – Sistema Gestão da Qualidade: no âmbito da Prestação de Serviços na Área de Gestão de Arquivos, envolvendo Organização e Custódia Especializada de Arquivos, Digitalização e Microfilmagem. Consultoria na Gestão de Arquivos e Eliminação de Documentos nas suas instalações de Camarate e Benavente (Lote 4 e 11);
- Norma ISO 14001 – Sistema Gestão do Ambiente: no âmbito da Prestação de Serviços de Custódia Especializada de Arquivos e de Eliminação de Documentos no Armazém (Lote 11 do Parque Industrial Vale Tripeiro – Benavente);
- Norma ISO 45001 – Sistema Gestão do SST: no âmbito da Prestação de Serviços de Custódia Especializada de Arquivos e de Eliminação de Documentos no Armazém (Lote 11 do Parque Industrial Vale Tripeiro – Benavente);
Política da Qualidade, Ambiente e SST
Visão
Marca líder de mercado na custódia e digitalização de documentos;
Missão
Apresentar soluções de tecnologia avançada para gestão do arquivo dos seus Clientes
“No mundo do Papel fazemos o seu papel”
Valores
A atuação da GADSA tem-se pautado por valores como a confidencialidade, compromisso ambiental, qualidade e rigor dos serviços, satisfação do cliente, confiança e, é por isso que assume o compromisso de criar e manter relações de confiança nos serviços que presta, cimentados nas boas práticas de negócio, na satisfação dos requisitos implícitos e explícitos de todas as partes interessadas (clientes, acionistas, fornecedores, trabalhadores, parceiros) na melhoria contínua dos seus processos e Sistema de Gestão Integrada.
A GADSA reflete a sua atuação em valores de integridade, rigor e responsabilidade. Comprometendo-se:
- Exigências legais;
- Orientação estratégica alicerçada à continuidade do negócio;
- Sistema de Gestão da Qualidade, Ambiente e Segurança no Trabalho;
- Satisfação dos Clientes, Colaboradores/as, Fornecedores e Acionistas;
- Proteção do Ambiente;
- Condições de Segurança e Saúde no Trabalho (SST);
- Cultura e valores internos de estimulação dos/as Colaboradores/as;
- Promoção de Carreira;
- Divulgação da sua Política Integradas de Gestão da Qualidade, Ambiente e Segurança do Trabalho.
Política de Proteção de Dados
A GADSA enquanto Responsável pelo Tratamento de Dados Pessoais respeita os requisitos de confidencialidade, segurança e privacidade relativamente às Informações Pessoais processadas, assim como na sua qualidade de subcontratada, com o objetivo de garantir que o Tratamento desses dados cumpra os requisitos previstos no Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 e da Lei nº 58/2019 de 8 de agosto.
Segurança da Informação
A consolidação dos valores e princípios da GADSA, atendendo à estrutura da legislação em matéria de proteção de dados, assim como aos compromissos de confidencialidade, disponibilidade e integridade, determinam uma evolução na continuidade da garantia de confiança e satisfação de todas as nossas Partes Interessadas. Assim, a GADSA encontra-se numa fase de implementação da Norma ISO 27001, tendo já definida a sua Política Geral de Segurança da Informação.
Qualidade Ambiental para a Custódia de Arquivo
Procurando a estabilidade da temperatura e da humidade, com registo diário através de Sistemas Termo Higrógrafos CLIMEC, com níveis de precisão entre 0,5ºC e 3% Hr.
Estamos atentos à conservação preventiva de espólios arquivísticos e bibliográficos. Detendo uma Política de Salvaguarda coerente e integrada, através da utilização de produtos específicos e detetores, que previnem o aparecimento de insetos bibliográfico.
Segurança da Documentação
De acordo com a legislação em vigor, a Gadsa garante a segurança dos seus arquivos, estando registada na Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais e Credenciada na Autoridade Nacional de Segurança, o que permite o manuseamento de documentação classificada.
Os depósitos de arquivo são construídos de raiz, para o uso exclusivo de Custódia de Arquivo, em materiais incombustíveis, e estão implantados em estruturas de betão antissísmicas.
Dos sistemas de segurança fazem parte:
Deteção de Intrusão;
Circuito de vídeo 24h, gravado em disco rígido e mantido durante 30 dias;
Acesso restrito ao armazém, através da inserção de cartão com banda magnética e/ou código alfanumérico pessoal, com registo automático em base de dados;
Detetores de movimento implantados em toda a estrutura do armazém, ligados a um alarme monitorizado pela empresa prestadora de serviços de segurança;
Vigilância humana com ronda definida pelas áreas circundantes aos armazéns;
Detetores de incêndio instalados nos corredores das estruturas de alojamento do arquivo;
Extintores portáteis de pó (para minorar o estrago do papel) e CO2, distribuídos de acordo com o projeto de segurança;
Hidrantes no exterior para abastecimento de uma intervenção dos bombeiros e carretéis instalados em todos os acessos;
Equipamento de primeira intervenção para combate a incêndio com dispositivo de respiração autónoma.
Receção e Acondicionamento do Arquivo nos Depósitos Gadsa
No momento da receção os contentores são conferidos e inicia-se o processo de introdução do inventário no nosso sistema de gestão de arquivo.
A partir da etiqueta de código de barras de cada contentor a receção da documentação é validada e é-lhe atribuída uma localização física nos depósitos de arquivo da Gadsa. Os contentores são fisicamente colocados no local do armazém previamente designado pelo nosso sistema de gestão de arquivos. Num prazo máximo de 24h, após a incorporação do arquivo, a Base de Dados estará atualizada no nosso Site e poderá fazer a consulta através da “Área de Clientes”.
Acondicionamento e Catalogação de Arquivos
A documentação é, maioritariamente, acondicionada em arquivadores A4 e catalogada com a seguinte informação:
Origem (local de recolha);
Departamento / Serviço (órgão produtor da documentação);
Série Documental (Assunto);
Subsérie;
Numerações Extremas;
Datas Extremas;
Ano.