Gestão Documental

Fazemos a Gestão Documental das empresas, libertando-as das tarefas de arquivo

Na Gadsa organizamos a sua documentação de forma catalogada, classificada e estruturada, facilitando o seu acesso. Mantemos a sua informação em segurança, em espaços funcionais e adequados.

A documentação da sua empresa está devidamente armazenada, protegida arquivada e indexada? É possível encontrar o que precisa, rapidamente e sem dificuldade?

A Gestão Documental garante a uniformização e tratamento adequado da informação. De forma eficiente, são reduzidas as margens de erro e a produtividade das empresas aumenta. A Gadsa é um parceiro de confiança para a Custódia e Administração de Arquivos em Papel e Gestão Eletrónica de Documentos, bem como para a Destruição segura de material confidencial.

Arquivamento de documentos

Arquivo
de Documentos

O Arquivo de Documentos é feito de forma organizada em caixas standard GADSA, onde a informação é arrumada e catalogada. Desta forma, libertamos as organizações de espaço e recursos humanos, enquanto mantemos as suas informações protegidas em depósitos de arquivo construídos de materiais incombustíveis e implantadas em estruturas de betão antissísmicas.

 

SAIBA MAIS

Gestão Informatizada de Documentos

Gestão Informatizada
de Documentos

A Gestão Informatizada de Documentos inclui a Digitalização e a Microfilmagem. Ao transferir a informação do papel para ficheiros de imagem conseguimos não só reduzir o espaço físico de armazenamento como preservar os documentos, facilitando ainda a sua consulta. O Portal de Gestão Documental da Gadsa permite um acesso rápido, bem como a implementação de fluxos de trabalho que terão por base a documentação digitalizada.

 

SAIBA MAIS

Gestão de Arquivos

Gestão
de Arquivos

A Gestão de Arquivos evita a ocupação de espaço da sua empresa e a perda de tempo na procura de informação. A Gadsa permite que as organizações mantenham uma organização eficiente da documentação, nomeadamente no que respeita à sua localização, disponibilização e manutenção. Tratamos do transporte, ordenação, classificação, catalogação, armazenamento e incorporação na base de dados de todo o tipo de documentos.

 

SAIBA MAIS

Destruição de documentos

Destruição
de Documentos

Fazemos Destruição de Documentos de forma segura e respeitando todas as normas de confidencialidade. No final do ciclo de vida dos documentos, é fundamental que estes sejam eliminados de forma adequada. O sistema da Gadsa garante a fragmentação dos documentos impossibilitando a sua reconstrução. Além disso, emitimos um Certificado de Destruição para efeitos de auditorias e fiscalizações.

 

SAIBA MAIS

Microfilmagem de Documentos

Microfilmagem
de Documentos

Fazemos Microfilmagem de Documentos como Arquivos Administrativos, Plantas, Cartas Topográficas, Desenhos Técnicos, Jornais, Livros, Revistas, Fotografias, Arquivos Históricos, Mapas ou Livros. Este é um serviço de armazenamento e preservação de informação através de captação de imagens por processo fotográfico, que mantem a autenticidade dos documentos e facilita a sua consulta.

 

SAIBA MAIS

Arquivo digital

Arquivo
Digital

A Gadsa fornece soluções de Arquivo Digital para ajudar as empresas a gerir a sua informação. Trabalhamos digitalização sobre suporte em papel ou suporte micrográfico de todo o tipo de documentos, imagens ou slides. Fazemos conversão de textos para formato digital bem como o seu respetivo armazenamento. O acesso rápido e seguro à sua documentação é fundamental para qualquer organização.

 

SAIBA MAIS

BPO - Outsourcing dos Processos Documentais e negócios

BPO – Outsourcing dos Processos Documentais e negócios

  • 85% dos documentos de negócio são ainda em formato de papel:
  • 3 a 5% da documentação de qualquer organização é perdida, mal classificada ou mal arquivada;
  • Num ano um trabalhador qualificado perde 150 horas com tarefas não produtivas e fora das suas funções, se por cada hora perder apenas 5 minutos com a pesquisa de documentos, informação ou em tarefas de arquivo;

Para qualquer área de suporte ao negócio que pressuponha o manuseamento e tratamento (classificação, arquivo ou recolha de informação) de documentos em papel ou electrónicos, pode ser configurada uma solução BPO libertando as organizações de tarefas não produtivas e sem qualquer valor acrescentado para a sua actividade core.

Dispomos dos meios e competências necessárias à rápida implementação de qualquer solução, correspondendo cada configuração a um valor mensal.

As empresas vêm assim controlados os seus custos com áreas não core, verificando inclusive o aumento da rentabilidade das suas áreas core a estas interligadas.

 

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Consultoria - Documentos & Processos

Consultoria – Documentos & Processos

“Cada documento mal arquivado ou que não se consegue encontrar representa um prejuízo entre 180 a 350 euros.”

A criação de arquivos lógicos, normalizados e devidamente classificados (suporte papel ou eletrónico) permite o rápido acesso à informação de negócio, garantindo a sua continuidade eliminando tempos não produtivos ou eventuais prejuízos resultado da pesquisa de documentos de arquivo.

Um Manual de Gestão Documental (Plano de Classificação e Tabelas de Avaliação e Selecção) proporciona às empresas a implementação de normativos que evitam estas dificuldades permitindo:

  • A organização e classificação dos documentos de forma transversal e estandardizada com associação dos documentos aos processos de negócio;
  • Procedimentos de arquivo;
  • Associação dos respectivos prazos de conservação a cada tipologia documental.

É ainda eliminada a circulação e acumulação de massas documentais sem qualquer valor para o negócio.

 

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Gestão e Custódia de Backups Informáticos

Gestão e Custódia de Backups Informáticos

“Mais de 70% das empresas fechariam em 3 semanas se sofressem uma catastrófica perda da sua informação em sistema ou em papel.” (fonte: The Paperless Project)

Em conformidade com as boas práticas de Gestão da Informação, disponibilizamos o serviço de Gestão e Custódia de Backups informáticos possibilitando às empresas:

A guarda dos suportes de backups fora das instalações dos Clientes (em cofre) reduzindo o risco de perda total de informação;

A implementação de políticas de “Disaster Recovery” sem investimentos avultados em procedimentos internos ou infra-estruturas próprias, salvaguardando a continuidade do seu negócio.

As recolhas dos suportes são efectuadas em frota própria equipada com GPS e as rotinas definidas de acordo com a realidade de cada cliente.

É assim possível dispor de um serviço de excelência a custos controlados e altamente competitivos face a soluções internas.

 

 

SAIBA MAIS

21

Anos de mercado

634

Clientes

896

Utilizadores de Arquivo eletrónico

1060913

Caixas em Custódia

53588629

Páginas digitalizadas ano

Gestão documental

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