“Cada documento mal arquivado ou que não se consegue encontrar representa um prejuízo entre 180 a 350 euros.”
A criação de arquivos lógicos, normalizados e devidamente classificados (suporte papel ou eletrónico) permite o rápido acesso à informação de negócio, garantindo a sua continuidade eliminando tempos não produtivos ou eventuais prejuízos resultado da pesquisa de documentos de arquivo.
Um Manual de Gestão Documental (Plano de Classificação e Tabelas de Avaliação e Selecção) proporciona às empresas a implementação de normativos que evitam estas dificuldades permitindo:
- A organização e classificação dos documentos de forma transversal e estandardizada com associação dos documentos aos processos de negócio;
- Procedimentos de arquivo;
- Associação dos respectivos prazos de conservação a cada tipologia documental.
É ainda eliminada a circulação e acumulação de massas documentais sem qualquer valor para o negócio.